Om att bli drots

 

Artikel ursprungligen författad av Felicitas och publicerad i Nordmarks medlemstidning Silversparren 2010.

Vid den här tiden på året brukar många föreningar ha årsmöte och i samband med det så tillsätts ofta styrelser och ämbetsmän, därför tänkte jag försöka skriva ihop lite om mina tankar kring detta och vad jag har lärt mig under året. Kanske kan jag komma med några nya tankar och idéer till dom som redan är drotsar, kanske kan jag komma med bra råd till helt nya drotsar.
Först av allt borde jag presentera mig så ni vet vem jag är och ur vilken synvinkel jag skriver saker; Mitt namn är Felicitas i föreningen (Malin i verkligheten), jag är drots i Gotvik (Göteborg). Jag tillträdde som drots förra året den 15 mars och har inte varit det innan, så för ca ett år sen var jag en total gröngöling på drotsfronten. Om jag har förstått rätt så i de flesta svenska föreningarna är ordföranden också drots, så jag skriver från det perspektivet.

Grundläggande
Ordet seneschal härstammar enligt Webster’s från siniskalk som betyder nåt i stil med gammal tjänare. Drots härstammar från trutsazo, den som hade ansvar för trossen. Man kan sammanfatta båda till en person med administrativt och praktiskt ansvar för att ett hushåll eller en domän skall fungera i sin dagliga tillvaro. Vilket också på sätt och vis också gäller för en drots inom SCA. Som jag ser det har du som drots ett ansvar för att alla medlemmar skall trivas och kunna göra sig hörda i lokalgruppen. Du arbetar inte för dig själv eller för dina bästa vänner utan för en del av SCA, du bör hålla dig neutral och se till föreningens utveckling även om du är till exempel emot något som en majoritet av gruppen önskar. Överhuvudtaget försök hålla ett långsiktigt perspektiv och tänk framåt.

 
Rapportering
Det första jag fick börja med var en överlämning från förra drotsen med information om vad är det jag skall göra. Den kan sammanfattas till: se till att rapportera, se till att hålla möten ca en gång i månaden så du vet vad som händer och här är en hög med pärmar och osorterat bös. Ok, det var ju inte så komplicerat. Glad i hågen gick jag hem och kände mig som en duktig drots.
Sen uppstod frågan -när- jag skall rapportera och var. Och då blev det lite mera förvirrande. Det finns ju sjukt mycket information att läsa om man gräver, och om man gitter läsa allt, men det är svårt att avgöra om informationen gäller mig som lokalnisse i Nordmark eller inte. För mig är det i alla fall inte självklart att det som står på Drachenwalds hemsida är sånt som gäller här.

Som drots rapporterar du via rapportformuläret på Drachenwalds hemsida 4 gånger om år.
Januari – Mars rapporteras senast 20 April
April – Juni rapporteras senast 20 Juli
Juli – September rapporteras senast 20 Oktober
Oktober – December rapporteras senast 20 januari , Doomsday report

En ny drotspolicy för Nordmark är precis färdig vilken jag tror kommer att underlätta för kommande drotsar. Läs här: http://nordmark.org/e107_plugins/content/content.php?content.78

På Drachenwalds hemsida finns också massa bra information, men det är väldigt mycket att gå igenom. På SCA’s hemsida finns ännu mera information att drunkna i. Jag fokuserade i slutändan på det som stod i Corpora http://www.sca.org/docs/pdf/govdocs.pdf och det som fanns på Drachenwalds hemsida http://www.drachenwald.sca.org/node/7  Sen har jag kollat igenom diverse annat matnyttigt, och på sistone har jag sneglat lite i andra kungadömens policies för extra tankar.
Ett problem med rapporteringen (för alla ämbetsmän) är att man kan känna sig ensam i sitt ämbete, för att komma runt det har vi i Gotvik infört ämbetsmannamöten var tredje månad för att avstämma, ge feedback, bolla idéer och stötta varandra. Möten fyller även funktionen att om en ämbetsman har förhinder så kan någon annan ta på sig att tillfälligt gå in och skriva rapporten ifråga. Ett annat problem är att vissa kan nog känna sig osäkra exakt på vad dom skall skriva, för det så råder jag folk att bara skicka ett mail och fråga antingen Nordmarks ämbetsmännen eller sina motsvarande i andra föreningar. I regel verkar det räcka med att bara säga hej vi lever och har gjort det här de senaste tre månaderna.
Som drots bör du be att få en kopia av ämbetsmännens rapporter för att du skall veta att dom har skickat som dom skall. Det är viktigt att rapporter kommer iväg, eftersom SCA är en amerikansk förening så är det via rapporterna som SCA inc får veta vad som händer ute i alla delar av föreningen och kunna se var behövs det hjälp, var behövs det lite tillrättavisningar, var flyter allt på bra. Precis som det är en drots ansvar att se till att allt funkar på lokalnivå så kan man säga att det är BoD’s ansvar att se till att hela föreningen flyter på som den skall.

SCA’s lagar och regler kontra svensk föreningstradition

Det här kanske är självklart för vissa men nog inte för alla; låt mig därför upprepa att SCA är en amerikansk förening, inte svensk. Vilket för med sig en del intressanta förvecklingar då man som ledamot och ämbetsman verkar inom reglarna och normerna för båda. Det är viktigt som ordförande att hålla rätt på vad som gäller för ledamöter vs ämbetsmän.

En valberedning föreslår inte nya ämbetsmän, det gör ämbetsmännen själva, och de nya ämbetsmännen skall godkännas av sina överordnade, inte av drotsen. Därför är när du lämnar över som ämbetsman ska du skicka ett så kallat letter of resignation till din Nordmarks ämbetsman. Den som tar över behöver skicka ett letter of acceptance. Som drots ska man ibland skicka ett letter of reccomendation för de andra ämbetsmännen så se till att de vet om detta och inkluderar dig i brevkorrespondensen. Det låter kanske avancerat men innebär helt enkelt att du kontaktar din överordnade ämbetsman och berättar hej, här är Inge Aktiv, han tar över nu som drots i Gotvik. Inge kan få berätta lite om vad han har för tankar och idéer och Nordmarks drots vet nu vem hon skall kontakta när det gäller Gotvik.
En annan grej är att SCA är baserat på postnummerområden, det är dom som avgör vilket territorium en lokalgrupp har. Det innebär också att om man skall göra en SCA polling så har alla medlemmar som bor på territoriet rösträtt oavsett om dom är medlemmar i lokalgruppen, Nordmark eller SCA. Medlemmar i lokalgruppen som inte är skrivna på rätt postnummerområde har inte rösträtt i en SCA polling. Däremot i den svenska föreningsdelen har ju alla medlemmar rösträtt oavsett var dom bor. Det bör nämnas att en SCA polling innebär inte att det är en omröstning som resulterar i ett demokratiskt majoritetsbeslut. En polling är ett sätt för SCA/kronan att veta vad folk tycker, men de behöver inte följa resultatet av pollingen.
Det finns en herrans massa traditioner i den här föreningen, en del är det ingen större idé att ifrågasätta (tex färger på bälten, endast vitt är specificerat i lag, resten är tradition) andra kan man mycket väl ifrågasätta (tex: traditioner kring event). Många människor har åsikter om saker och ting, se till att ta reda på fakta och inte basera dina beslut på hörsägen. Läs Corpora. Läs Drachenwalds lagar, läs Nordmarks lag. Läs diverse policies för ditt ämbete på alla nivåer. Om folk kommer med åsikter som verkar suspekta så be dom visa exakt var det dom påstår står i ovan nämnda dokument. Ibland har dom rätt och ibland minns dom fel.

Nordmarks census SKAM
Jag har förstått att för att genomföra affilieringen skapades SKAM, det är en slags onlinebaserad medlemsdatabas för hela Nordmark. Är man inte van vid databaser så är det nog ganska skrämmande att börja pilla i den så jag tänkte försöka beskriva dess olika funktioner.

Du kommer åt den via Nordmarks hemsida; Nordmarks community, Bli medlem, Uppdatera census. Eller helt enkelt nordmark.org/census Din log in är samma som du skapade när du först registrerade dig på Nordmarks community, det är därför JÄTTEVIKTIGT att vara tydlig med att folk skall komma ihåg sin log in när de registrerar sig.
Användarvänligheten är inte optimal men jag skall försöka förklara lite av det jag har lärt mig. Det här alltså det jag ser som en lokaldrots när jag loggar in i SKAM och inte nödvändigtvis det du ser som vanlig medlem.

Grupp sammanfattar det som står om din grupp i censusen. Allt ifrån organisationsnummer, gironummer till vem skall få mail med notifikationer. Se till att infon i den är aktuell.

Medlemskapstyp är de olika typer av medlemskap som finns i din grupp. Gotvik har enskild medlem, familjemedlem och (ämbetsmanna)medlemskap med prenumeration av dragons tale. Dauphinen (Gotviks medlemstidning) och Silversparren igår i alla medlemskap.

Medlemskap är mest till för kassören att jobba med, det är hen som vet vilka som har betalat in medlemskap och kan justera medlemstiderna. Icke-aktiverade medlemmar är folk som har registrerat sig på Nordmarks hemsida, om folk har glömt sin log in och skapat en ny användare kommer de finnas i dubbla uppsättningar. Det är viktigt att den äldre användaren inte raderas eftersom det finns en massa fakta knyten till dens medlemsnummer, radera istället den nya och föröver informationen till den gamla. Om det här låter jättekonstigt så Kontakta Sven eller Jovi för support. 🙂 För dig som drots är det bra att se vilka som behöver en påminnelse om inbetalning av medlemskap.

Officiella personer anger just vilka som är det. Det är bra om du som drots under delen Administration sätter din varaktighet till 0000-00-00 för då kan du gå in och ge rättigheter till nya ämbetsmän och ledamöter utan att du timar ur och det blir en massa strul för du har ingen rätt längre att administrera saker. Dom som står som kontaktperson kommer synas på Nordmarks hemsidan under Baronier och häraden.

Nordmark Payments är också en grej för kassören.
Medlemmar är nog den viktigaste fliken för dig som drots, här kan du uppdatera folks adresser osv.

Medlemslista är också viktig för via den kan du crtl + a kopiera allt och lägga in i en excel-fil för att kolla att folk har rösträtt på årsmöten, se till att krönikören har aktuella adressregister mm.

Medlemstidningar är nog inte aktuell om ni inte lägger ner eller tar upp er medlemstidning.
Prenumeration och Prenumerationslista är till för krönikören.

Och det är väl det som är det du egentligen behöver lära dig som drots om SKAM.
Skulle något strula eller du begriper verkligen inget av censusen så går det utmärkt att kontakta Sven eller Jovi för information och hjälp med censusen. Det går också att kontakta sina drotskollegor så kan vi arrangera en SKAM-skola på något event, det är inte ett problem med tanke på hur många som har tillgång till laptop och 3G internet numera.

Utveckling av olika slag

Föreningar går uppåt och neråt, det är naturligt. Folk har alla en verklighet att förhålla sig till, en del tar en paus, en del engagerar sig mera i föreningen. En del blir tyvärr utbrända och bittra. En anledning till utbrändhet är just att ambitiösa människor försöker leva upp till outtalade krav som dom tror är högre ställda än vad dom egentligen är. I regel om individer har tydliga ramar att verka kring kommer det vara mindre risk för utbrändhet. Jag tror att det här är viktigt att tänka på, både för dig själv och de andra ämbetsmännen. I Gotvik håller vi sakta men säkert på att ta fram policies för de olika ämbetsmännen och överlämningsdokument som kommer att underlätta eftersom folk då klart och tydligt kommer kunna veta vad som förväntas och inte förväntas av dom.
Skulle du känna att du måste ta på dig allt, ingen tycker om det du gör och ditt ämbete dränerar dig på energi så tycker jag att du skall ta en liten paus på en vecka eller två. Samma om det är för mycket som händer i ditt verkliga liv så ta en liten paus. Det vi gör i SCA är en gemensam lek som är till för vårat gemensamma nöje, det är meningen att det skall vara kul. Är det inte kul av någon anledning så gör det som gör leken kul. Känner du att du behöver en längre paus så be någon annan ta över ett tag. Delegera allt vad du kan, om ingen vill bli delegerad så skit i att göra vad det nu är som är aktuellt. Inget skall behöva hänga på att endast du gör det. Kom med idéer och konkreta saker som skulle kunna vara roliga att genomföra, nån kanske nappar på det.
Du kommer göra fel, du är inte mer än människa, vad som är viktigast är att du lär dig av dina misstag.
Det kan komma att uppstå konflikter för vi är alla olika individer, försök som drots att föra dialog, medla och vara en röst av reson. Om det inte går för folk vägrar kommunicera, se till att ha en klar och tydlig dialog om vad som pågår med din överordnade. SCA är en stor och gammal förening, det finns mycket kunskap och erfarenhet om det mesta som kan hända i föreningsväg så tveka inte att söka råd. Väldigt få konflikter har någon påverkan på föreningen i stort även om de kan skapa bitterhet, besvikelse och missnöje hos individer.
För att vända negativa trender och hålla fast vid positiva trender tror jag att det är viktigt att man som drots agerar som en förebild. Om det finns en tradition att snacka skit om varandra i en förening så måste du som drots börja lyfta fram allas positiva sidor. Om folk blir för nojiga över historisk korrekthet så gör dig en dräkt i polyesterblandad bomull som är dekorerad med kålrotstryck (potatis är inte period 😉 ) och ha på dig på hov.

Om det finns människor som vill göra saker för föreningen, ta vara på deras skaparkraft och deras idéer, uppmuntra dom och stötta dom på alla sätt du kan. Peppa han som är autokrat för första gången, låt honom känna sig trygg så kommer han vilja vara autokrat många fler gånger. Men var medveten om man sätter ett event i händerna på någon som aldrig har autokratat så bli inte förvånad om något glöms bort eller missas. Som ett team kommer hela lokalgruppen att utvecklas positivt.
Så se till att ha kul med alla i lokalgruppen, de allra flesta är underbara människor som vill väl. Ta dig tid att ha ett ordentligt snack med alla i gruppen, kolla med dem om vad dom vill lära sig och uppleva. Tillsammans kan vi utveckla varandra och våran gemensamma lek.

Se till att det finns en jämn fördelning av alla aspekter inom SCA, ingen förening mår bra av att snöa in på en enda del av allt SCA har att erbjuda, oavsett vilken. Se till att lära dig mera om de delar som du kan lite om. Testa på stjälkstygn/kalligrafi/heavy fighting eller vad det nu är som du har mindre bra koll på.
Till sist vill jag säga att det är fantastisk roligt att vara drots. 🙂 Det utvecklar dig som person. Du kommer lära sig så himla mycket om SCA. Du kommer lära dig så himla mycket om din lokalförening när du läser igenom alla gamla papper och du kommer lära känna människor på ett helt annat sätt än tidigare. Du kommer få nya bekantskaper över hela SCA. Du kommer få ett ansvar men du kommer också få fantastiskt mycket uppskattning för det arbete du gör för våran förening och gemensamma medeltidsdröm.

Du kommer att känna en helt annan glädje över alla evenemang som anordnas av din förening för du kommer veta vilket jobb som ligger bakom dom. Du kommer glädjas för varje utmärkelse en av dina medlemmar får för det är tack vare gemenskapen i föreningen som de har blivit rekommenderade. När en av dina medlemmar vinner en turnering kommer du vara extra stolt för du kommer veta hur många timmar framför pellen utanför lokalen som kämpen har tränat i ur och skur.
I en förening som Gotvik med så mycket kreativ kraft, vilja, gemenskap och vänskap är det ett privilegium att få vara ordförande och drots. Det är en helt fantastisk känsla när 60 pers vill något gemensamt och tillsammans arbetar för att uppnå den drömmen, om den så är byggande av tält, ideellt arbete för föreningen på medeltidsmarknader eller det gemensamma skapandet av ett blivande baroni. Jag hoppas du kommer få uppleva något liknande.
I service för mitt älskade Gotvik och Nordmark, Felicitas

Comments are closed.